안녕하십니까?

저는 대한해사검정 본사에 근무중인 김정한입니다.

이렇게 글을 올린 이유는 12월 7일 나주 본사에서 있었던 검정업체 간담회를 다녀와서 다른 해보다 절실하게 느꼈던 부분이 있어 감사의 말씀을 드리고자 함입니다.

그 동안 보관관리부로부터 검정 의뢰를 받고 검정을 실시한 후 청구서를 작성하게 되는데, 청구하는 항목, 종류, 출장 및 교통비 등 각각 장소별 시간별 물량별 관련 항목이 많고 (비축기지 및 민간창고가 20~30군데) 세부적으로 증빙서류가 (인원확인, 알바 신분증 및 본인 싸인 등) 복잡하여 이것을 좀 더 시간을 단축하고 편리하게 하기 위해서 통일된 엑셀시트의 폼을 만들고 유류비 기준 및 거리계산 사이트를 공유하여 작성을 하게 되었습니다...

하지만 해가 계속될 수로 편리함 보다는 잘못 계산되어진 청구로 확인을 하면서 재청구를 하게 되고 이것이 반복되면서 결재도 늦고 결국에는 편리함 보다는 담당자들간에 짜증이 날 정도로 스트레스가 쌓이게되었습니다.

문제는 엑셀시트가 계산은 정확하지만 항목별 오타가 나면 셀 안에 숨어 찾아내기가 너무 어려운 데서 있었습니다.

그런데 이번 간담회에서 개선사항으로 기존 청구했던 내용을 기준으로 보관관리부에서 감우회 경영연구원에 원가계산 용역을 추진하여 그 결과물로 톤당청구요율로 바꾸게 되었는데, 이는 앞에서 얘기했던 문제점에 완전히 선을 긋는 최적의 방법임을 느낄 수가 있었습니다.

일단 청구서작성을 위해 각 지방사무소의 내역 및 청구원본을 받아 본사 여직원이 2~3일 입력을 하게 되는데 새로운 방법은 => 한시간 안에 청구 및 확인이 끝나게 됩니다...

숨어있는 엑셀 시트의 잘못 청구되었던 부분으로 확인하는 과정에서 늦어져 결재 또한 늦게 되고 여러 검정사 모두 확인이 끝나야 결재가 되기 때문에 어떤 경우는 한달 가까이 결재가 늦어지게 되는데

=> 이러한 문제도 신속히 처리할 수가 있어 결재도 빨리 되고, 몇년 뒤 감사가 있어도 청구에 있어서 틀리지 않는...

일석삼조의 (시간절약, 빠른결재, 오류없음) 탁월한 효과가 있음을 알 수 있었읍니다.

이러한 획기적인 방법을 추진하기 위해 일년간 고민하고 계획했던 비축관리처의 보관관리부 홍준수 부장님, 이해를 충분히 할 수 있도록 발표를 하고 설명했던 담당자인 박혜난 대리님, 보관관리부 직원분들, 그리고 뒤에서 힘을 주신 비축사업처 이문주 처장님께 감사의 말씀을 올립니다.

감사합니다.